Il PDF è uno dei formati di file più diffusi in assoluto nell’uso quotidiano, che sia per ragioni lavorative o meno.
Questi file permettono infatti di mantenere inalterata la formattazione di partenza e, pertanto, si prestano a tutta una serie di usi diversi.
Ma cosa fare se vuoi proteggere il contenuto di un file PDF?
Dopo aver visto più in generale come creare un file protetto da password, in questa guida andremo più nello specifico.
Nei prossimi paragrafi, ti mostrerò come creare un file PDF protetto da password, utilizzando vari programmi e sistemi operativi, così da coprire la maggior parte delle tue possibili esigenze.
Iniziamo subito! 😉
Contenuti dell'articolo
Perché creare un file PDF protetto da password?
Sono diverse le ragioni che possono spiegare perché creare un file PDF protetto da password, ma non tutte hanno lo stesso peso.
Spesso si parla di protezione dei file, infatti, soltanto in contesti altamente sensibili, ma la realtà è diversa. Ecco allora quando proteggere un PDF con una password:
- Dati sensibili. Si tratta del caso più comune: un file PDF può contenere informazioni sensibili che non devono e non possono essere accessibili a chiunque. Meglio impostare una parola chiave, no?
- Più controllo. Oltre alla prima password, per l’apertura dei file, i PDF permettono anche di impostare una seconda password per limitare azioni come stampa, copia del testo, modifica, e così via.
- Condivisione sicura. Avrai già avuto modo di inviare un PDF tramite email, chat, cloud: aggiungere una password permette di aggiungere un livello di sicurezza in più nel caso di attacchi hacker.
- Conformità aziendale. Molte aziende e professionisti devono rispettare regolamenti europei o policy interne che richiedono la protezione dei documenti. Come aggiungere una password a un PDF.
A queste ragioni prettamente pratiche se ne aggiunge una quinta, che non va assolutamente sottovalutata.
Proteggere un PDF con una password permette di vivere con più tranquillità la creazione e il trasferimento dei file.
In ambito domestico, dà una maggiore sicurezza, mentre in ambito lavorativo comunica attenzione e rispetto per la privacy. Un aspetto non da poco. 😉
Come proteggere PDF con password
Come ti dicevo più su nella guida, per proteggere un PDF con una password esistono diversi modi, a seconda del sistema operativo che usi e dell’applicazione che preferisci.
Nei prossimi paragrafi, in particolare, vedremo come fare con:
- Microsoft Word;
- LibreOffice;
- Adobe Acrobat Reader;
- Apple macOS;
- Android;
- Apple iPhone.
Inoltre, ti mostrerò anche quali sono i principali strumenti online e, aspetto altrettanto importante, il loro grado di affidabilità.
Se invece hai l’esigenza opposta, vedremo anche come togliere la password da un PDF, in modo semplice e sicuro. 😉
Andiamo con ordine!
Microsoft Word
Iniziamo proprio con uno degli strumenti più utilizzati per creare documenti, che poi possono anche essere salvati in formato PDF: Microsoft Word.
Il famoso programma di videoscrittura permette di creare un file PDF e di proteggerlo con una password in modo molto semplice.
Ecco cosa dovrai fare:
- Crea o apri il documento che vuoi proteggere
- Fai clic sulla scheda File in alto a sinistra
- Seleziona l’opzione “Salva come PDF”
- Seleziona l’opzione “Limita modifica” in basso
- Metti la spunta sulla casella “Crittografa con una password”
- Fai clic su OK e quindi scegli la password da usare
- Conferma la scelta e attendi qualche secondo
Una volta terminata la procedura, Microsoft Word avrà creato un file PDF protetto dalla password che hai impostato. 😉
LibreOffice
Anche LibreOffice è uno dei programmi più utilizzati in ambito lavorativo, dal momento che si tratta di un’alternativa gratuita a Microsoft Office. Senza nulla da da invidiare alla suite più famosa. 😉
Molto simile anche le procedura per proteggere un file PDF con password, dal momento che dovrai soltanto:
- Aprire o creare il file che intendi criptare
- Selezionare la scheda File e poi l’opzione “Esporta nel formato PDF”
- Nella nuova finestra, selezionare la sezione Sicurezza
- Fare clic su “Imposta password” e scegliere la parola chiave
- Confermare la scelta e attendere la fine della procedura
Come nel caso precedente, anche qui dovrai aspettare qualche secondo per la generazione del file PDF. Fai doppio clic per aprirlo e testare se davvero è richiesta una password.
Adobe Acrobat Reader
Se Word è il programma più famoso per creare file di testo, Acrobat Reader è il programma più conosciuto per leggere i PDF.
Ora, con la versione gratuita non è possibile proteggere un file PDF con una password: avrai bisogno della versione Pro del software.
In questo caso, ti basterà seguire questi step:
- Apri il file PDF con Acrobat Reader
- Vai nel menu laterale a destra
- Entra nella sezione Protezione
- Seleziona la voce “Proteggi con password” in alto
- Scegli se impostare una password per la visualizzazione o per la modifica del file
- Inserisci la password e conferma
Fra le procedure che abbiamo visto fin qui, quella con Adobe Acrobat Reader è senza dubbio la più semplice.
Purtroppo, però, necessita della versione Pro del programma.
Apple macOS
Fin qui abbiamo visto opzioni relative a programmi che possono funzionare con diversi sistemi operativi, a partire da Microsoft Windows.
Se però vuoi proteggere un file PDF con una password e usi un macOS, non preoccuparti: si tratta di una procedura semplice già prevista dal sistema. Per farlo dovrai:
- Aprire con Anteprima il file a cui aggiungere una parola chiave
- Selezionare la scheda File e poi “Salva con nome”
- Scegliere il formato PDF
- Selezionare la voce “Opzioni di sicurezza”
- Scegliere fra tre possibilità, che permettono di impostare una password per aprire il documento, per copiare il testo e le immagini o altri elementi contenuti, per stampare il documento
- Inserire la password e confermare la tua scelta
Come al solito, Apple conferma la sua filosofia all’insegna della semplicità e della massima scelta data all’utente. Anche quando si tratta di proteggere un PDF con una password. 🙂
Android
Su Android non esiste una funzione nativa universale che permetta di aggiungere una password a un file PDF.
Un conto è infatti proteggere la cartella in cui quel file si trova, un conto è inserire la protezione all’interno del file, così da stare al sicuro anche quando lo invii.
In questo secondo caso, dovrai quindi optare per una soluzione alternativa come un file RAR e simili. Qui trovi la guida dedicata all’argomento.
Nel primo caso invece puoi servirti della Safe Folder di Google o, se hai un telefono Samsung, della funzionalità Secure Folder.
Altra soluzione che “aggira” il problema consiste nel limitare l’accesso ad uno specifico file tramite le opzioni di Google Drive. Ma non è la stessa cosa.
Apple iPhone
Al contrario di Android, con un iPhone è possibile proteggere un file PDF con una password in modo nativo: la funzione è in pratica presente su iOS.
Non avrai bisogno di scaricare app di terze parti e, anzi, dovrai soltanto seguire questi step:
- Apri l’app File e scegli il PDF da proteggere
- Fai tap sul nome del file in alto e seleziona “Blocca PDF”
- Inserisci la password che intendi usare e conferma
- Fai tap su Fine per completare la procedura
Non serve altro: adesso già nell’icona del file vedrai un lucchetto che rimarrà con il PDF anche nel suo trasferimento.
Strumenti online
Con le soluzioni viste finora, ho coperto più o meno tutte le casistiche, i programmi e i sistemi operativi che permettono di creare un file PDF protetto da password.
Se tuttavia non ti soddisfano, allora potresti voler considerare l’idea di proteggere il file tramite i tool che si trovano online.
Si tratta di strumenti semplicissimi da usare e quasi sempre gratuiti, ma che richiedono di caricare il file sui loro server per poter aggiungere la password.
Per questa ragione, il mio consiglio è di sceglierli soltanto per documenti non sensibili e di scegliere soltanto siti affidabili.
Fra questi ultimi ci sono PDF24Tool e Smallpdf, che offrono ottime funzionalità online e cancellano i file caricati sui loro server entro un’ora dal loro caricamento. 😉
Come togliere la password da un PDF?
Hai aggiunto la password a un PDF, ma adesso non ti serve più la protezione aggiuntiva offerta dalla cifratura?
Devi sapere che è possibile togliere la password da un PDF, anche se a determinate condizioni e in modo diverso da quanto abbiamo visto finora.
In generale, dovrai:
- Aprire il file PDF protetto
- Inserire la password per la visualizzazione
- Fare clic su Stampa
- Selezionare “Stampa come PDF”
- Dare l’ok e terminare la procedura
Questa operazione permette di creare una copia del file che però non ha la password impostata, i metadati, i segnalibri. E così via.
Si tratta di un metodo ideale per rimuovere la password quando non hai a disposizione un programma ad hoc, come la versione Pro di Adobe Acrobat Reader.
Ma come vedi ha le sue criticità, che si aggiungono al fatto che proteggere un file PDF risponde a diverse esigenze. Come quelle che abbiamo visto all’inizio della guida.
In alternativa, puoi sempre utilizzare uno dei servizi online affidabile di cui ti ho già parlato. Per un file contenente dati sensibili, tuttavia, ti consiglio di rimanere in locale. 😉
Conclusioni
Come hai visto, esistono diversi metodi per proteggere un file PDF con password, a seconda delle esigenze e del dispositivo che stai utilizzando. 🙂
Se però vorrai trasferire questo file tramite la rete, allora è meglio anche usufruire di un ulteriore livello di sicurezza, come quello offerto da una rete privata virtuale.
Se vuoi approfondire, qui trovi la guida alle migliori VPN. Per dubbi o consigli, invece, scrivi pure un commento qui sotto: troveremo insieme la risposta. 😉
